Wie baut man einen Presseverteiler auf?

Ihr habt eine Pressemitteilung geschrieben und möchtet diese nun an potenzielle Interessenten übermitteln? Hierfür benötigt ihr eine Auflistung von E-Mail-Adressen und Ansprechpartnern – den sogenannten Presseverteiler.

Einen Presseverteiler aufzusetzen kostet zunächst einiges an Zeit und Arbeit, aber der Aufwand lohnt sich. Denn einmal erstellt, könnt ihr euren Presseverteiler immer wieder aktualisieren, anpassen und als solide Grundlage für eure weitere Öffentlichkeitsarbeit nutzen.

Ich habe euch einige Tipps aus der Praxis zusammengestellt, sodass ihr direkt durchstarten könnt.

Welche Informationen gehören in den Presseverteiler?

Bei einem Presseverteiler handelt es sich um eure eigene Datenbank, die ihr nach Bedarf mit Informationen rund um potenzielle Ansprechpartner bei der Lokalpresse, Fachpresse oder sonstigen Medienformaten füllen könnt. Sorgt für eine gute Struktur, sodass ihr bei Bedarf die Daten, die ihr sucht, schnell finden könnt. Folgende Informationen solltet ihr auflisten:

• Name und Position einer Ansprechperson (Journalist, PR-Kraft oder Ähnliches)
  • Themenschwerpunkte
  • E-Mail-Adresse
  • Ggf. Telefon- oder Handynummer – zum Nachfassen
  • Ggf. Vertretungsperson des Ansprechpartners
• Vollständiger Name des Mediums
  • Themenschwerpunkte
  • URL des Mediums
  • Gattung des Mediums (z. Bsp. Zeitung, Zeitschrift, Radio, TV)
  • Reichweite (lokal, regional, überregional, national, international)
  • Frequenz der Erscheinung (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich)
  • Evtl. Redaktionsschluss
• Notizen: Auf welche Pressemitteilungen wurde wie reagiert? Wurden Kontakte vom Ansprechpartner empfohlen? Welche Verbindung besteht zu weiteren Medien etc.
  

Wo finde ich die erforderlichen Informationen?

Sobald ihr euch eine Grundstruktur für euren Presseverteiler aufgebaut habt, könnt ihr mit der Recherche der Informationen beginnen. Fangt mit den Medien an, die euch bekannt sind: Fachmagazine, Lokalpresse etc. Dann googelt weitere Medien, die thematisch zu eurer Zielgruppe passen.

Über die Onlineauftritte der Medien findet ihr in der Regel auch die passenden Ansprechpartner. Im Zweifelsfall notiert euch mehrere Mail-Adressen und Namen, die in Frage kommen und schreibt diese einfach gesammelt an.

Besonders hilfreich bei dieser Recherche erweisen sich auch folgende Verzeichnisse, die ihr online einsehen könnt:

• Tages-, Wochen-, Sonntagszeitungen:Mitgliederverzeichnis des Bundesverbands Deutscher Zeitungsverleger (BDZV).
  
• Übersicht an Printerzeugnissen: Presse im Handel
• Radiosender:Webseite der Medienanstalt von Berlin und Brandenburg (MADD).
  
• Anzeigenblätter: Deutscher Bundesverband Anzeigenblätter
• Lokale Fernsehsender: Mitgliederverzeichnis des Bundesverband Lokalfernsehen (BLTV)
• Private Fernsehsender (nur Mitglieder):VAUNET (Verband Privater Medien, nur Mitglieder gelistet)
• Fernsehsender (übergreifend):TV-Senderdatenbank der KEK (Kommission zur Ermittlung der Konzentration im Medienbereich)
• Kostenpflichtiges Angebot: Mediendatenbank STAMM (über 200.000 Medien- und Redaktionsadressen in der DACH-Region abrufbar)

Einen fertigen Presseverteiler kaufen?

Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, sich einen Presseverteiler „zu kaufen“. Hiervon rate ich allerdings dringend ab, da das Kosten-Nutzungs-Verhältnis meines Erachtens nicht passt. Die zur Verfügung gestellten Daten sind häufig nicht mehr auf dem neuesten Stand, was aufwendiges Nachrecherchieren und Abgleichen erforderlich macht.

Zudem ist ein fertiger Presseverteiler nicht auf eure Zwecke abgestimmt und enthält voraussichtlich jede Menge Informationen, die für eure Öffentlichkeitsarbeit irrelevant sind. Um diese Leerläufe zu identifizieren, benötigt es wiederum Zeit und Arbeit.

Presseverteiler: Excel oder CRM?

Für kleinere Presseverteiler bieten sich Excel-Listen an: Simpel umzusetzen, übersichtlich, eine einfache Suchfunktion ist vorhanden. Wenn ihr hingegen eine umfangreiche Datenbank erstellen möchtet, bieten sich entsprechende Eintragungen in einem Customer-Relationship-System (CRM) an.

Die Vorteile bestehen darin, dass ihr hier Mail-Verteiler-Programme direkt anschließen könnt und die Historie stark wachsender Datenbanken nachvollzogen werden kann. Zudem könnt ihr über entsprechende Filterfunktionen beispielsweise nach Personengruppen und Ähnlichem suchen – eine Funktion, die euch die Excel-Liste nicht bietet.

Die Nachteile des CRM bestehen darin, dass gute Tools in der Regel kostenpflichtig und pflegeaufwendig sind.

Praxistipp 1: Findet die richtigen Ansprechpartner

Wenn ihr einen Presseverteiler aufgebaut habt und eine Pressemitteilung rausschicken möchtet, sorgt dafür, dass ihr die Ansprechpartner auch korrekt kontaktiert. Macht euch bewusst, dass jede Pressemitteilung im Grunde genommen eine Art Bewerbung ist. Das heißt, ihr solltet, wenn möglich, die Person, die eure Mail empfängt, mit vollständigem Namen anschreiben.

Ein „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollte die absolute Ausnahme darstellen. Schnell kommt es zu dem Eindruck, dass ihr euch nicht mit dem Ansprechpartner befasst und auf gut Glück eine ganze Salve an Mails rausgeschickt habt – in der Hoffnung, dass irgendjemand anbeißt.

Selbstverständlich ist den Menschen, die eure Mails lesen, bewusst, dass ihr auch noch andere Medien kontaktiert habt. Aber dennoch bringt die persönliche Anrede hier direkt mehr Verbindlichkeit und Persönlichkeit rein – und letztlich ist es der Faktor Mensch, der entscheidet, ob eure Pressemitteilungen Beachtung finden oder nicht.

Praxistipp 2: Findet die richtigen Formate

Im Bereich PR ist es essenziell, die eigenen Inhalte an die passenden Leute zu kommunizieren. Doch nicht immer ist das so ganz einfach, denn zunächst müssen eben diese Menschen und die dahinter stehenden Medien identifiziert werden. Entscheidend ist weniger die eigentliche Reichweite, sondern vielmehr, dass ihr die Adressaten erreicht, die von euren Inhalten erfahren sollten.

Wenn ihr eine Pressemitteilung rausschickt, sollte diese also nicht willkürlich an sämtliche Medien geschickt werden, die euch bekannt sind. Entscheidet von Fall zu Fall, welche Medien wirklich Interesse an euren Inhalten haben könnten. Die meisten Journalisten erreicht jeden Tag eine ganze Welle an Pressemitteilungen.

Der überwiegende Teil der eingehenden Pressemitteilungen wird also direkt aussortiert oder schlichtweg ignoriert, wenn das Thema nicht direkt passend erscheint. Zudem ist es zielführender für euch, wenn ihr die Aufmerksamkeit eines Mediums erregt, die höchst wahrscheinlich von eurer Zielgruppe konsumiert wird.

Ein Beispiel aus der Praxis:

AUSGANGSLAGE: Eine Autowerkstatt hat eine Kooperation mit einem bekannten Fernsehdarsteller abgeschlossen. Obwohl der Darsteller einige Hundert Kilometer von der Werkstatt entfernt wohnt, hat er sein Auto in der besagten Werkstatt aufbereiten lassen und eine spezielle Form der Lackversiegelung in Anspruch genommen. Der Darsteller verfügt über eine große mediale Präsenz und sorgt derzeit mit seinen TV-Sendungen für hohe Einschaltquoten.

WAS: Die Autowerkstatt möchte nun die Zusammenarbeit mit dieser Person werbewirksam einsetzen und schickt eine Pressemitteilung raus, um das eigene Portfolio zu bewerben.

WER: Als Haupt-Zielgruppe werden potenzielle Kunden in einem Umkreis von 100 km Radius ausgehend vom Standort der Werkstatt identifiziert. Als zweite Zielgruppe kommen Personen in Frage, die von den Dienstleistungen profitieren möchten, auf die diese Werkstatt spezialisiert ist: Die besondere Lackversiegelung, der Unique Selling Point der Werkstatt.

WIE: Aufgrund der identifizierten Zielgruppen werden Medien in den Presseverteiler aufgenommen, die a) lokal und regional stark frequentiert sind und b) deutschlandweit von Menschen konsumiert werden, die als Autoliebhaber bereit sind, viel Geld in entsprechende Dienstleistungen zu investieren. In Frage kommen hier also sowohl Lokalpresse und Stadtmagazine als auch Zeitungen, Zeitschriften und weitere Medienformate, die überregional erscheinen. Darunter auch Boulevard-Formate, die vor allem die Fans des TV-Darstellers abholen.

Learnings:

•  Je nachdem, was ihr also in eurer Pressemitteilung bewerbt, ist es sinnvoll, den Presseverteiler anzupassen. Der Inhalt sollte stets an der Zielgruppe ausgerichtet sein.
  
• Während für den Versand der einen Pressemitteilung eine große Streuung erfolgsversprechend ist, ist für eine andere ein überschaubarer Presseverteiler mit sorgfältig kuratierten (Fach-)Medien die bessere Wahl.

Presseverteiler erstellen: ein Aufwand, der sich lohnt

Ganz schön aufwendig, meint ihr? Ja, die Erstellung eines Presseverteilers erfordert Zeit. Aber ich kann euch versichern, dass es sich lohnt, diese zu investieren und eure Öffentlichkeitsarbeit letztlich effizienter aufzustellen. Ich hoffe, dass euch meine Tipps beim Erstellen eurer Presseverteiler hilfreich sind und ihr den ein oder anderen Kniff für euch mitnehmen könnt.

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Bildmaterial: Foto von Elly Fairytale von Pexels